Phần Mềm Quản Trị Tài Chính Doanh Nghiệp: Lợi Ích, Tiêu Chí Lựa Chọn

Có thể nói mọi hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đều liên quan đến tài chính. Do đó nếu doanh nghiệp quản lý tài chính tốt thì hoạt động sản xuất, kinh doanh mới thuận lợi. Tuy nhiên thực tế hiện nay có nhiều đơn vị gặp khó khăn trong hoạt động quản lý của mình, dẫn đến các tác động tiêu cực trong quá trình hoạt động. Giải pháp đưa ra cho các tổ chức đó là sử dụng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ đến bạn đọc lợi ích và tiêu chí lựa chọn loại phần mềm này.

Những khó khăn của doanh nghiệp khi quản lý tài chính

Quản lý tài chính được xem là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ, mới đi vào hoạt động, khi quản lý tài chính sẽ gặp không ít vướng mắc và thử thách. Đứng trên vai trò là doanh nhân hoặc chủ doanh nghiệp, điều quan trọng đó là bạn phải nhận thức được thực trạng vấn đề tài chính trong công ty của mình.

kho-khan-trong-quan-ly-tai-chinh
3 khó khăn trong quản lý tài chính doanh nghiệp

Dưới đây là một số khó khăn của các doanh nghiệp khi quản lý tài chính:

Không lập kế hoạch tài chính cụ thể, rõ ràng

Việc lập kế hoạch tài chính đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp xác định tính khả thi của các dự án doanh nghiệp, đồng thời dự báo các yêu cầu tài chính, chi phí cần thiết và cân nhắc xem liệu doanh nghiệp có đủ khả năng để thực hiện dự án đó hay không.

Bên cạnh đó, lập kế hoạch tài chính còn giúp doanh nghiệp so sánh sự khác biệt giữa kết quả đạt được với kế hoạch lập ra ban đầu. Nhờ đó, nhà quản trị có thể biết được doanh nghiệp của bạn đang làm tốt điều gì, chỗ nào gặp sai sót để theo dõi hoạt động cụ thể và đưa mọi thứ đi theo đúng kế hoạch.

Tuy nhiên thực tế nhiều doanh nghiệp hiện nay lại chưa thể lập kế hoạch tài chính rõ ràng, dẫn đến các hoạt động không được đảm bảo, khó có thể phát triển lâu dài.

Không huy động được nguồn vốn

Doanh thu không chỉ là tiêu chí để tính lợi nhuận mà còn là yếu tố để duy trì hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Bên cạnh nguồn vốn là doanh thu, doanh nghiệp có thể huy động vốn từ một số cách thức khác như kêu gọi đầu tư, vay ngân hàng, vay tổ chức tín dụng. Tuy nhiên đây cũng chính là thách thức đối với rất nhiều tổ chức hiện nay, đặc biệt là công ty nhỏ, họ không có khả năng huy động vốn khiến cho hoạt động sản xuất, kinh doanh bị trì trệ, thậm chí ngừng hẳn. Từ đó doanh nghiệp có nguy cơ bị phá sản.

Không tính toán được các chi phí có thể phát sinh

Trong giai đoạn đầu khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, ngay cả khoản chi phí nhỏ không được hạch toán vào ngân sách cũng có thể khiến công ty gặp khó khăn, nhất là trong việc thanh toán hóa đơn hay lập bảng lương.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp không có cách thức quản lý, kê khai rõ ràng, cụ thể các loại chi phí, khi bận rộn với nhiều công việc khác sẽ vô tình quên đi những khoản phí không lường trước được. Vì lý do này, khi cần tiền cho những vấn đề phát sinh, kế toán mất rất nhiều thời gian để giải quyết khiến cho công việc bị chậm trễ, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Với những khó khăn kể trên, nếu doanh nghiệp không sớm tìm ra cách khắc phục, quy trình làm việc của tất cả các phòng ban đều bị ảnh hưởng. Về lâu dài doanh nghiệp không thể phát triển, mở rộng quy mô, thậm chí bị phá sản. Giải pháp được đưa ra cho các tổ chức trong trường hợp này đó là sử dụng phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp thông minh.

5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp

Một hệ thống tài chính kế toán thiếu linh hoạt sẽ làm tiêu tốn nhiều tiền bạc của doanh nghiệp hơn. Sự phức tạp, thiếu tính năng xử lý thông tin sẽ đặt doanh nghiệp vào thế bị động. Trong thời đại mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển như hiện nay, giám đốc, trưởng bộ phận tài chính cần hệ thống quản lý đa năng, linh hoạt, cho phép kiểm soát dễ dàng các hoạt động của phòng ban để điều hành công việc một cách hiệu quả và tối ưu nhất.

tieu-chi-giup-chon-phan-mem-quan-ly-tai-chinh-hieu-qua
Tiêu chí giúp chọn phần mềm quản lý tài chính hiệu quả

Có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động ở Việt Nam đã và đang có ý định đầu tư vào phần mềm quản trị tài chính. Tuy nhiên việc lựa chọn đúng phần mềm, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của doanh nghiệp không hề đơn giản. Sau đây là 5 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị tài chính phù hợp với từng doanh nghiệp:

Khả năng thích ứng

Ở thời điểm hiện tại, nhu cầu về phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp tại Việt Nam rất lớn. Nền kinh tế Việt Nam và thế giới đang có nhiều biến động và thay đổi, xuất phát từ các nguyên nhân như: Toàn cầu hóa, hội nhập kinh doanh hay thay đổi về công nghệ. Cũng bởi vậy, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp cần đáp ứng được tiêu chí thích ứng cao với những biến động của nền kinh tế thị trường. Đồng thời, phần mềm thông minh cũng cần đảm bảo dễ dàng thiết lập hệ thống và xu thế, giúp người dùng tiết kiệm được tối đa chi phí và kịp thời điều chỉnh những vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tốc độ xử lý

Đối với các nhà quản trị tài chính, các thông tin liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp cực kỳ quan trọng. Thời điểm và chất lượng thông tin có được sẽ quyết định lớn đến khả năng thành công cũng như sự phát triển của doanh nghiệp.Với một cơ sở dữ liệu đầy đủ, nhanh chóng và chính xác sẽ tạo cơ sở vững chắc cho những quyết định quan trọng trong kinh doanh.

Cũng bởi vậy, các phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp có tốc độ xử lý nhanh chóng sẽ được ưu ái lựa chọn hơn, giúp quy trình quản lý tài chính diễn ra kịp thời, ổn định, tiết kiệm thời gian và công sức cho người quản lý.

Các mã phân tích đi kèm

Một hệ thống tài chính kế toán có giao diện đầy đủ, bao gồm: Trang chủ, bảng điều khiển thông tin, báo cáo chức năng, hiển thị tiến trình công việc sẽ giúp nhà quản trị có cái nhìn toàn cảnh và chi tiết về hoạt động tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó họ có thể dễ dàng đưa ra những quyết định mang tính chiến lược. Bên cạnh đó, các mã phân tích của phần mềm cũng cho phép người dùng theo dõi các hoạt động tài chính ở nhiều cấp độ khác nhau. Vì vậy doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn các phần mềm được trang bị đầy đủ các mã phân tích đi kèm.

Khả năng ứng dụng

Nếu là một giám đốc tài chính trong xu hướng toàn cầu hóa, bạn cần chuẩn bị cho việc điều hành doanh nghiệp ngoài phạm vi lãnh thổ quốc gia của mình. Tiêu chí này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp có ý định mở rộng hoạt động kinh doanh. Khi đó, bạn cần tìm được hệ thống có thể áp dụng trên phạm vi đa quốc gia với một hạ tầng cơ sở duy nhất.

Chính vì lý do này, khi lựa chọn phần mềm hỗ trợ thông minh, bạn cần tìm các loại phần mềm có khả năng hỗ trợ các hoạt động giao dịch quốc tế như: Ngôn ngữ, tiền tệ, thuế hoặc các vấn đề khác liên quan đến chuẩn kế toán địa phương. Ngoài ra, hệ thống tài chính kế toán này bắt buộc phải có nhiều chức năng linh hoạt, không đòi hỏi nhiều hỗ trợ kỹ thuật để có thể dùng cho những khu vực địa lý khác nhau.

Hỗ trợ từ nhà cung cấp

Nhà cung cấp phần mềm không chỉ cài đặt cho bạn một hệ thống ưu việt mà còn hỗ trợ bạn với dịch vụ tốt nhất, từ nguồn lực đa dạng đến các hoạt động nằm ngoài khu vực. Do đó việc lựa chọn đúng nhà cung cấp là yếu tố đặc biệt quan trọng để có được hệ thống ưu việt và được hỗ trợ khắc phục sự cố một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo quy trình quản lý tài chính diễn ra tốt nhất.

Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp nào tốt nhất hiện nay?

Do có quá nhiều nhà cung cấp phần mềm trên thị trường hiện nay nên nhiều người băn khoăn không biết đâu mới là phần mềm chất lượng. Nếu chưa chọn được công cụ quản lý tài chính ưng ý, bạn có thể tham khảo ngay phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp Kaizen.

kaizen-phan-mem-quan-ly-tai-chinh-hieu-qua
Kaizen – Phần mềm quản lý tài chính hiệu quả được khách hàng tin dùng

Kaizen là một trong những phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp Việt tốt nhất hiện nay. Sở hữu nhiều tính năng ưu việt, phần mềm hiện đã được hơn 3.500 doanh nghiệp tin dùng với hơn 350.000 khách hàng tin tưởng sử dụng. Phần mềm đem lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp trong việc quản lý thu chi một cách đồng bộ và thống nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình xử lý công việc.

Các chức năng chính của phần mềm quản lý tài chính Kaizen:

Chức năng quản lý sổ quỹ

  • Tạo mới, sửa quỹ: Khai báo các quỹ của doanh nghiệp và cấu hình người thủ quỹ duyệt phiếu thu – chi cho quỹ
  • Xoá sổ quỹ: Chỉ thực hiện được tác vụ xóa khi chưa chốt số dư đầu kì cho quỹ
  • Chốt số dư: Khi quỹ vừa được tạo mới, người quản lý quỹ tạo chốt số dư cho quỹ nếu có

Chức năng quản lý phiếu thu

  • Tạo mới loại thu: Khai báo các loại thu bán hàng và thu khác của doanh nghiệp
  • Tạo mới phiếu thu: Chức năng cho phép người dùng tạo phiếu thu trên loại thu
  • Sửa, xóa phiếu thu: Khi phiếu thu được tạo mới xong, người dùng có thể sửa lại hoặc xóa khi phiếu chưa được người thủ quỹ duyệt
  • Duyệt/không duyệt: Tác vụ dành cho người thu quỹ được có quyền duyệt/không duyệt phiếu, khi duyệt thì số dư tài khoản của quỹ sẽ được cộng vào theo phiếu
  • Hoàn duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ chỉ thực hiện khi đã duyệt/không duyệt phiếu
  • Thêm tài liệu: Chức năng cho phép tải các tài liệu liên quan đến phiếu thu lên phần mềm
  • Cảnh báo thông minh: Chức năng lọc các phiếu thu thuộc điều kiện bộ lọc của cảnh báo

Chức năng quản lý phiếu chi

  • Tạo mới loại chi: Khai báo các loại chi bán hàng và chi khác của doanh nghiệp
  • Tạo mới phiếu chi: Chức năng cho phép người dùng tạo mới phiếu chi
  • Sửa, xóa phiếu chi: Khi phiếu chi được tạo mới xong, người dùng có thể sửa lại hoặc xóa khi phiếu chưa được người thủ quỹ duyệt
  • Duyệt/không duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ có quyền duyệt/không duyệt phiếu, khi duyệt thì số dư tài khoản của quỹ sẽ bị trừ theo phiếu chi
  • Hoàn duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ chỉ thực hiện khi đã duyệt/không duyệt phiếu
  • Thêm tài liệu: Chức năng cho phép tải các tài liệu liên quan đến phiếu chi lên phần mềm

Chức năng quản lý phiếu chuyển tiền

  • Tạo mới phiếu: Chức năng cho phép người dùng tạo mới phiếu chuyển tiền
  • Sửa, xóa phiếu chi: Khi phiếu được tạo mới xong, người dùng có thể sửa lại hoặc xóa khi phiếu chưa được người thủ quỹ của hai quỹ duyệt
  • Duyệt/không duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ có quyền duyệt/không duyệt phiếu, khi cả hai thủ quỹ duyệt thì số dư tài khoản của hai quỹ sẽ thay đổi theo
  • Hoàn duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ chỉ thực hiện khi đã duyệt/không duyệt phiếu
  • Thêm tài liệu: Chức năng cho phép tải các tài liệu liên quan đến phiếu lên phần mềm

Có thể thấy, phần mềm quản trị tài chính doanh nghiệp Kaizen hỗ trợ công ty xây dựng các chiến lược kinh doanh hiệu quả, giảm thiểu được những rủi ro, thất thoát, đồng thời giúp hoạt động tài chính được kiểm soát hiệu quả hơn. Đây là giải pháp thông minh cho các doanh nghiệp hiện nay, do đó bạn nên tham khảo và lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp nếu đang gặp những khó khăn với hoạt động tài chính của mình.