Có nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí không? Ưu và nhược điểm

Phần mềm quản lý khách hàng được xem là công cụ không thể thiếu với các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Nhờ những tính năng hiện đại, giải pháp này đã giúp tối ưu được nhân lực, thời gian, chi phí, hỗ trợ việc bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả. Có thể nói, phần mềm chính là giải pháp toàn diện trong thời đại công nghệ phát triển bùng nổ như hiện nay. Tuy nhiên, hiện nay trên thị trường đang xuất hiện các phần mềm quản lý khách hàng miễn phí, vậy các phần mềm này có mang lại hiệu quả hay không? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Có nên dùng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí cho doanh nghiệp?

Do có một số hạn chế về tài chính hoặc quy mô và nhiều doanh nghiệp quyết định dùng phần mềm CRM miễn phí thay vì những phiên bản có trả phí.

nen-su-dung-phan-mem-quan-ly-khach-hang-mien-phi-khong
Nên sử dụng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí không?

Giải pháp này có ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Cụ thể:

Ưu điểm

Tùy mỗi công ty phần mềm mà giải pháp quản lý khách hàng sẽ có các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, theo tổng thể thì nó được thiết kế để quản lý, hỗ trợ khách hàng tốt hơn trên cơ sở dữ liệu so với giải pháp truyền thống. Do vậy, sản phẩm miễn phí sẽ có những ưu điểm sau đây:

  • Tiết kiệm được một khoản ngân sách cho công ty, đây chính là ưu điểm lớn nhất của phần mềm miễn phí và nó cũng đáng để chủ doanh nghiệp quan tâm và lưu ý.
  • Mang đến những tính năng cơ bản nhất, đáp ứng nhu cầu chăm sóc, quản lý khách hàng.
  • Có thể phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau, tùy theo từng loại phần mềm mà bạn có thể nghiên cứu và dùng cho đặc thù công ty mình.
  • Giúp doanh nghiệp, công ty nhỏ có thể chăm sóc khách hàng một cách bài bản, chuyên nghiệp so với các phương pháp truyền thống.

Hạn chế

Không thể phủ nhận là phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có nhiều ưu điểm tuyệt vời, đặc biệt là khả năng tiết kiệm chi phí, ngân sách. Tuy nhiên, giải pháp này cũng tồn tại khá nhiều hạn chế, bạn cần cân nhắc nếu muốn sử dụng.

  • Phần mềm miễn phí sẽ giới hạn một số tính năng nhất định, thường là tính năng nâng cao, mang tính đột phá. Bạn sẽ chỉ dùng được những tính năng cơ bản trong quản lý.
  • Phần mềm sẽ giới hạn số người được phép truy cập, dung lượng sử dụng. Đa số giải pháp miễn phí chỉ cho 2 – 3 người dùng mỗi tháng, 500 bản ghi, khá bất tiện nếu doanh nghiệp lớn, đông nhân viên.
  • Phần mềm miễn phí thường là phiên bản đóng gói, đồng nghĩa với việc không được nâng cao tính năng, cũng không thể tùy biến, thay đổi.
  • Người dùng phải tự mày mò và sử dụng, không nhận được tư vấn hay hướng dẫn sử dụng.
  • Các dữ liệu trên phần mềm sẽ dễ bị đánh cắp do phần mềm miễn phí có khả năng bảo mật khá thấp.

Vậy nên việc có dùng phần mềm quản lý khách hàng miễn phí hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Bạn có thể tham khảo những ưu và nhược điểm trên đây và cân nhắc đưa ra lựa chọn chính xác nhất cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên, chúng tôi vẫn khuyên bạn một điều rằng “Giá cả đi đôi với chất lượng”.

[HƯỚNG DẪN] Cách chọn phần mềm quản lý khách hàng phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý khác nhau và rất khó để tìm được giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên bạn cũng đừng quá lo lắng, hãy dựa theo những tiêu chí sau đây để chọn được giải pháp phù hợp nhất.

thu-thap-va-quan-ly-thong-tin-khach-hang-hieu-qua-nhat
Thu thập và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhất
  • Chi phí hợp lý

Hãy xác định nhu cầu sử dụng phần mềm của doanh nghiệp và tham khảo mức giá của các phần mềm trên thị trường. Phần mềm miễn phí cũng tốt nhưng nó không đáp ứng được một số tính năng. Phần mềm Việt Nam có chi phí khá rẻ, chỉ vài chục nghìn mỗi tháng và phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau. Bạn có thể sử dụng dù đang sở hữu doanh nghiệp lớn, startup hay đơn giản là các nhóm cá nhân làm việc.

  • Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp

Hiện nay, các phần mềm quản lý khách hàng của Việt Nam đều dùng ngôn ngữ tiếng Việt, thuận tiện cho mọi công ty, người dùng. Có một số phần mềm sẽ có kết hợp song ngữ Anh – Việt. Bạn hãy cân nhắc và chọn giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp có những trải nghiệm tốt, thao tác nhanh.

  • Thời gian triển khai nhanh

Trong quá trình thiết lập ban đầu cũng như trong thời gian sử dụng, nhiều doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn và cần hỗ trợ. Nếu là phần mềm nước ngoài bạn sẽ cần gửi thông tin và mất thời gian, người hỗ trợ là người nước ngoài sẽ tạo ra bất đồng về ngôn ngữ. Còn nếu là phần mềm trong nước, khách hàng sẽ được hỗ trợ tối đa, được nhận tư vấn dễ dàng. Do vậy, hãy lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hỗ trợ bạn tối đa việc cài đặt và bảo hành sử dụng.

  • Tính năng đa dạng

Với những công ty có quy mô nhỏ, vừa, startup đa số sẽ chỉ những tính năng cơ bản như lưu trữ thông tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng, thu chi, báo cáo,… Với doanh nghiệp lớn, tập đoàn nhiều chi nhánh,… thì cần yêu cầu nhiều hơn về tính năng, khả năng tự động hóa, phân tích dữ liệu,… Do vậy bạn cần hiểu công ty của mình và lựa chọn đúng giải pháp phù hợp.

  • Dễ sử dụng

Phần mềm công nghệ cần phải dễ sử dụng, dễ thao tác để ngay cả những người không quá ham hiểu về công nghệ cũng dễ dàng sử dụng. Bên cạnh đó thiết kế cũng cần đơn giản, nhập liệu ít để người dùng không gặp rắc rối trong quá trình thao tác. Nếu công ty có xu hướng online nhiều thì cần dùng phần mềm tích hợp kênh social, e-commerce,…

Phần mềm quản lý khách hàng là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực, chăm sóc khách hàng tốt hơn và nâng cao chất lượng dịch vụ. Nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng cách quản lý truyền thống thì có thể tham khảo dùng giải pháp này để nâng cao tính hiệu quả trong quản lý khách hàng cũng như doanh nghiệp.

Các tính năng hiện đại của phần mềm quản lý khách hàng Kaizen

Phần mềm quản lý khách hàng có rất nhiều lợi ích tuyệt vời bởi nó tích hợp nhiều tính năng hiện đại sau đây:

phan-mem-kaizen-dap-ung-duoc-cac-tinh-nang-ma-doanh-nghiep-can
Phần mềm Kaizen đáp ứng được các tính năng mà doanh nghiệp cần
  • Phân loại khách hàng

Nhờ tính tùy chỉnh, phần mềm có thể phân loại khách hàng theo nhu cầu của người dùng. Công cụ tìm kiếm với bộ lọc nhiều tiêu chí giúp nhân viên có thể tìm kiếm theo tiêu chí đơn lẻ hoặc kèm điều kiện. Qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian truy xuất, tra cứu dữ liệu.

  • Quản lý data khách hàng

Phần mềm hỗ trợ upload dữ liệu từ excel, phân loại được khách hàng theo tuổi, giới tính, thu nhập,… dễ dàng quản lý được dữ liệu. Bên cạnh đó, giải pháp cũng được bảo mật cẩn thận qua nhiều lớp bảo vệ, tùy biến trường dữ liệu sao cho phù hợp nhất. Nếu trước đây bạn chỉ thực hiện thao tác lọc khách hàng trên file excel thì giờ bạn có thể lọc thông qua nhiều tiêu chí khác nhau theo đặc điểm của khách hàng.

  • Tự động hóa quy trình bán hàng

Giống như phần mềm quản lý bán hàng, CRM cung cấp hệ thống công cụ quản lý bán hàng trong nhiều giai đoạn khác nhau, đồng thời quản lý được các hoạt động của nhân viên.

Chức năng tự động hóa có thể giúp bạn theo dõi, ghi chép toàn bộ quy trình bán hàng cho 1 khách hàng nào đo, từ khi nhân viên kinh doanh tiếp xúc cho đến khi kết thúc. Ngoài ra, nó còn có nhiều tính năng khác như: Báo giá, quản lý cơ hội, quản lý kho hàng, quản lý lệnh bán,…

  • Tự động hóa marketing

Tự động hóa tiếp thị giúp doanh nghiệp xác định được đúng đối tượng khách hàng mục tiêu. Nói cách khác, tính năng này là thước đo để kiểm nghiệm hiệu quả của các hoạt động marketing như Email marketing, SMS marketing, PR, quảng cáo,… Bên cạnh đó, đây cũng là cách giúp doanh nghiệp sàng lọc được khách hàng mục tiêu, nâng cao chất lượng.

  • Quản lý dịch vụ khách hàng

Doanh nghiệp có thể quản lý được thông tin về yêu cầu bảo hành sản phẩm, hỗ trợ khiếu nại, lịch gọi hoặc các giao dịch của khách hàng thông qua chức năng quản lý dịch vụ. Chức năng này giúp nhân viên dễ dàng gọi điện, gửi tin nhắn, email,… thực hiện được các chương trình ưu đãi, tri ân mà không cần phải di chuyển quá nhiều.

  • Tính toán được mức tiềm năng của mỗi khách hàng

Nhờ phân hệ ghi chú lịch sử tư vấn bán hàng, các lần đánh giá tiềm năng hay số lần không nghe máy, số lần liên hệ,… hệ thống sẽ đưa ra mức tiềm năng của mỗi khách hàng. Nhờ đó, nhân viên kinh doanh sẽ có kế hoạch, chiến lược tư vấn bán hàng, tránh lãng phí thời gian vào những khách hàng tiềm năng thấp.

  • Chăm sóc khách hàng tự động

Hệ thống phần mềm quản lý khách hàng sẽ tự động gửi mail về những chiến dịch giảm giá, mã giảm giá đến khách hàng thân thiết, gửi thư mời tham gia sự kiện, giới thiệu sản phẩm mới,… Đặc biệt, hệ thống sẽ tự động gửi tin chúc mừng sinh nhật, chúc tết,… nhằm nâng cao mối quan hệ giữa 2 bên, thúc đẩy việc khách hàng mua hàng nhiều lần.

  • Hệ thống báo cáo tùy chỉnh

Đa số các phần mềm đều có báo cáo đa dạng, nhân viên tạo lập được báo cáo dễ dàng, nhanh chóng. Bạn cũng có thể xem ở nhiều dạng biểu đồ khác nhau, tùy chỉnh theo nhu cầu.

Kết luận

Hãy là người tiêu dùng thông minh, lựa chọn phần mềm quản lý thông tin khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng và khả năng tài chính của bạn. Trân trọng!