Cách sử dụng KAIZEN để quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Trước đây nhiều người vẫn có thói quen ghi các khoản chi tiêu vào sổ cá nhân để theo dõi hàng ngày, hàng tháng. Tuy nhiên công nghệ bây giờ thực sự rất phát triển vậy tại sao chúng ta không tận dụng ngay chiếc điện thoại hay tablet của mình để lưu giữ những dữ liệu trên? Ứng dụng Kaizen quản lý tài chính sẽ giúp bạn. Hãy cùng mình tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!

Để ứng dụng Kaizen hiệu quả, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Kaizen không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp.

Vì vậy ở Việt Nam, tuy có rất nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp, thậm chí bỏ ra chi phí lớn sử dụng những phần mềm của các nhà cung cấp nước ngoài. Nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng với số tiền bỏ ra. Dưới đây là những tư vấn cơ bản về những gì Doanh nghiệp cần chuẩn bị để có thể ứng dụng phần mềm Kaizen hiệu quả nhất:

can-chuan-bi-gi-de-ung-dung-kaizen-hieu-qua
Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả trước khi sử dụng phần mềm Kaizen

👉 Xác định rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình: Việc đầu tiên và vô cùng quan trọng ảnh hưởng đến mọi quyết định và hiệu quả của cách sử dụng phần mềm Kaizen sau này là xác định được rõ nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ và khả năng chi trả của doanh nghiệp mình. Bước này giúp doanh nghiệp hình dung ra được sản phẩm như thế nào sẽ phù hợp với mình từ đó tìm được nhà cung cấp tốt nhất. Mặt khác, bước này là tiền đề để họ có được những yêu cầu cho đơn vị triển khai phần mềm Kaizen sau này.

👉 Triển khai dự án: Dự án thành công cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp. Các bước cơ bản sau sẽ giúp một dự án triển khai phần mềm Kaizen thành công là:

  • Chuẩn bị dự ánCác doanh nghiệp cũng thường yêu cầu nhà cung cấp giải pháp Kaizen đưa ra nhiều hơn một phương án để lựa chọn. Thêm vào đó, trong bước chuẩn bị này, các doanh nghiệp cũng chuẩn bị về mặt tinh thần, đặc biệt là tạo sự tin tưởng, thiện chí làm việc với nhà cung cấp để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi.
  • Lập kế hoạch thực hiện dự án: Giai đoạn tiếp theo của quy trình triển khai dự án này thực sự mới là sự khởi đầu của dự án. Xác định các nguồn tài nguyên, tiêu chí thành công, rủi ro và xác định phạm vi. Các nhiệm vụ trọng tâm cho dự án của doanh nghiệp nên bao gồm các cuộc họp với các nhà quản lý dự án của cả 2 bên để đưa ra một kế hoạch thực hiện cụ thể, từ đó hoạch định được các nguồn lực để đáp ứng tốt kế hoạch đó.
  • Phân tích dự án: Giai đoạn này doanh nghiệp nên bắt đầu thực hiện đào tạo cho nhân viên biết những kiến thức cơ bản các bước trong quy trình triển khai hệ thống Kaizen. Nhân viên là người thực sự hiểu biết chi tiết về quy trình hoạt động và nhu cầu họ cần từ một hệ thống Kaizen.
  • Thực hiện dự án: Đây là giai đoạn mà nhà cung cấp sẽ thực hiện thiết kế, điều chỉnh hệ thống Kaizen để phù hợp với các nghiệp vụ đặc thù và những yêu cầu riêng của doanh nghiệp để đi tới các đích cuối cùng đã được hoạch định ngay bước 1.
  • Xác nhận dự án: Kế hoạch triển khai nên được thực hiện trực tiếp cùng với quy trình đào tạo cho người dùng cuối – là các cán bộ nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm. Sau khi hoàn thành, xác nhận của hệ thống Kaizen mới được hoàn tất với nhóm dự án trước khi triển khai.
  • Triển khai hệ thống: Tất cả mọi thứ đã được xây dựng đều hướng tới giai đoạn cuối cùng này. Doanh nghiệp cần phải có một danh sách kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án được thực hiện đúng.

80% khối lượng công việc trong quá trình triển khai Kaizen là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình. Hầu hết các dự án Kaizen không thành công là do khâu tư vấn triển khai. Chúng ta nên thuê các đơn vị tư vấn uy tín, vừa đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm. Đáng tiếc là nhiều doanh nghiệp vẫn chưa coi tư vấn là then chốt, không chấp nhận đầu tư chi phí này.

Sơ bộ về cách sử dụng phần mềm Kaizen Việt Nam

Sau khi triển khai thành công, nhà cung cấp phần mềm sẽ có trách nhiệm đào tạo và hướng dẫn sử dụng cho các CBNV phụ trách trong từng doanh nghiệp. Với mỗi nhà cung cấp, phần mềm được thiết kế khác nhau vì vậy sẽ không có thông tin sử dụng phần mềm Kaizen chung nào mang tính chuẩn chỉnh áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp.

trang-chu-phan-mem-kaizen-tich-hop-day-du-tinh-nang
Trang chủ phần mềm Kaizen tích hợp đầy đủ các tính năng và dễ dàng sử dụng

Dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ một số thông tin cơ bản về cách sử dụng trực tiếp trên phần mềm, để Quý bạn đọc có thể tham khảo và có hình dung cụ thể về phần mềm hơn.

Cấu trúc cơ bản của phần mềm Kaizen

Màn hình chính của Kaizen xuất hiện như hình ảnh dưới đây.

Cấu trúc chương trình làm việc bao gồm các thành phần chính sau:

  • Hệ thống menu: biểu tượng ô vuông kẻ nằm phía trên cùng của màn hình giao diện chính. Tại đây chứa tất cả các chức năng của chương trình.

Điểm đặc biệt nhất trên hệ thống menu là khả năng tìm kiếm, cho phép tìm bất kỳ chức năng nào của chương trình được khai báo. Các menu con bao gồm:

  • Danh mục: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến những danh mục của chương trình.
  • Chứng từ: chứa các lệnh cho phép truy cập đến những chức năng cập nhật dữ liệu đầu vào của chương trình như “Phiếu thu tiền mặt”, “Phiếu chi”, “Phiếu nhập mua”…
  • Tổng hợp: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến chức năng đầu kỳ hoặc cuối kỳ của chương trình.
  • Báo cáo: Chứa các lệnh cho phép truy cập đến tất cả các báo cáo.
  • Hệ thống: Cung cấp các chức năng hệ thống như Sao lưu, Truyền nhận dữ liệu, Quản lý người sử dụng.
  • Tùy chọn: Chứa các lựa chọn thay đổi một số giao diện của chương trình.
  • Thanh công cụ: vị trí nằm ngang và ở vị trí bên phải so với hệ thống menu, chứa các lệnh thường xuyên được sử dụng trong quá trình thao tác. Hiển thị thay đổi tùy thuộc vào chức năng mà người sử dụng đang làm việc. Các chức năng thao tác với dữ liệu bao gồm: Đổi cỡ font chữ, Đổi ngôn ngữ, Thêm mới, Mở, Tải lại dữ liệu, In, Xóa, Khôi phục, Import, Export.
  • Panel Phân hệ: gồm 10 phân hệ chính: Quan hệ Khách hàng, Quản lý Mua hàng, Quản lý Bán lẻ, Quản lý hàng tồn kho, Quản lý Sản xuất – Giá thành, Quản lý Nhân sự Tiền lương, Quản lý Tài sản, Vốn bằng tiền, Kế toán tổng hợp. Khi nhấp chuột vào phân hệ nào, toàn bộ các dữ liệu liên quan sẽ được hiển thị ở phần trống còn lại trên màn hình.

Các thao tác sử dụng cơ bản trên phần mềm Kaizen

Khi nắm rõ được cấu trúc chương trình kết hợp cùng một số quy tắc thao tác dưới đây là các bạn có thể sử dụng cơ bản khi chỉ mới bắt đầu tiếp cận phần mềm Kaizen. Với thiết kế giao diện hiện đại phẳng, cùng cấu trúc rõ ràng giúp người dùng sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Tên phím, tổ hợp phím

Diễn giải

F1

Trợ giúp

F2

Thêm mới

Ctrl + F2

Thêm bản sao mới

F3

Mở hoặc Sửa

F4

Mở dropdown khi con trỏ đang đứng ở combobox

F5

Tải lại dữ liệu (refresh)

F6

Chuyển nhóm

Ctrl + F6

Gộp mã

F7

In

F8

Đình chỉ dữ liệu

Ctrl + F

Tìm kiếm

ENTER

Danh mục chi tiết

Ctrl + ENTER

Chấp nhận

ESC

Hủy bỏ, quay ra

Backspace

Quay lại nhóm mẹ

Alt + F4

Thoát khỏi chương trình

F12

Máy tính (calculator)

Ctrl + A

Đánh dấu tất cả các bản ghi (để thực hiện thao tác với nhiều bản ghi cùng lúc)

Ctrl + N

Thêm dòng nhập liệu mới khi đang mở phiếu

Ctrl + S

Lưu dữ liệu hiện tại và giữ nguyên màn hình nhập liệu

Ctrl + Delete

Xóa dòng dữ liệu hiện tại ở bảng con khi nhập liệu ở Editor

Khả năng tùy biến trên phần mềm Kaizen

Khả năng tùy biến (Customize) là một yêu cầu cần thiết trong hệ thống phần mềm Kaizen. Tuy nhiên mức độ customize như thế nào, cao hay thấp, nhiều hay ít lại phụ thuộc vào khách hàng. Kaizen với kinh nghiệm lâu năm cùng với sự thành công của những dự án lớn đã giúp cho khả năng tùy chỉnh của phần mềm đã ngày càng được cải tiến và chất lượng dịch vụ được nâng cao.

Đáp ứng mọi yêu cầu quản trị đặc thù trong mỗi Doanh nghiệp.

Nhờ có thiết kế mở và linh hoạt mà phần mềm Kaizen ngoài việc cho phép dễ dàng sửa đổi, thêm bớt tính năng trong từng phân hệ còn cho phép tích hợp thêm những phân hệ mới căn cứ vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Đồng thời dễ dàng kết nối với một hệ thống phần mềm thứ hai. Ưu điểm và lợi thế cạnh tranh lớn nhất của Kaizen đó chính là việc đưa ra phương án và xử lý những bài toán đặc thù tại các Doanh nghiệp vừa và lớn.

Phần mềm được nghiên cứu, thiết kế riêng cho mỗi lĩnh vực ngành nghề Kinh doanh.

Sự phát triển của doanh nghiệp cùng với tính đa dạng và đặc thù của các ngành nghề kinh doanh sẽ dẫn đến sự quá tải đối với các phần mềm có thiết kế đóng và vấn đề càng trở nên phức tạp khi không có những phần mềm được tổ chức tốt. Ngay từ khi nghiên cứu và phát triển, Kaizen đã được xây dựng theo định hướng quản trị tổng thể, đáp ứng bài toán quản trị cho nhiều ngành nghề.

Cho đến nay, Phần mềm Kaizen đã được ứng dụng thành công ở nhiều doanh nghiệp lớn đầu ngành trong hầu hết các ngành nghề lĩnh vực kinh doanh của Việt Nam.

Với những thông tin ở trên, hy vọng bạn đã có được cho mình những thông tin bổ ích. Hãy để lại bình luận phía bên dưới nhé! Hẹn gặp lại các bạn ở các bài đọc tiếp theo.